Hướng dẫn chuẩn bị họ tên, số nhà, tên đường, thành phố, bang/tỉnh, ZIP/Postal Code và số điện thoại người nhận khi gửi hàng quốc tế, giúp hạn chế sai sót trong quá trình giao hàng.
Khi gửi hàng đi nước ngoài, thông tin người nhận là một trong những phần cần kiểm tra kỹ trước khi tạo vận đơn.
Một địa chỉ thiếu số căn hộ, sai mã bưu chính hoặc sai số điện thoại có thể khiến đơn vị giao hàng cần thêm thời gian xác minh hoặc gặp khó khăn khi giao hàng ở chặng cuối.
Vì vậy, khách hàng nên yêu cầu người nhận cung cấp địa chỉ đầy đủ và kiểm tra lại trước khi gửi.
Những thông tin người nhận cần chuẩn bị
Tùy quốc gia và dịch vụ vận chuyển, cấu trúc địa chỉ có thể khác nhau. Tuy nhiên, thông tin người nhận thường bao gồm:
- Họ và tên người nhận
- Số nhà và tên đường
- Số căn hộ, Unit, Apartment, Suite nếu có
- Thành phố
- Bang, tỉnh hoặc khu vực
- ZIP Code hoặc Postal Code
- Quốc gia
- Số điện thoại
- Email nếu dịch vụ yêu cầu
Không nên tự đoán phần thông tin còn thiếu. Nếu chưa chắc, hãy xác nhận lại trực tiếp với người nhận.
1. Ghi đúng họ tên người nhận
Nên sử dụng đầy đủ họ và tên mà người nhận thường sử dụng tại địa chỉ giao hàng.
Hạn chế sử dụng:
- Biệt danh không rõ ràng
- Tên viết tắt khó xác định
- Tên không khớp với thông tin mà người nhận cung cấp
Đối với địa chỉ công ty, có thể cần thêm tên công ty hoặc bộ phận nhận hàng.
2. Số nhà, tên đường và số căn hộ
Đây là phần xác định chính xác điểm giao hàng.
Ví dụ:
1234 Sunset Blvd, Apt 5B
Trong đó:
- 1234 là số nhà
- Sunset Blvd là tên đường
- Apt 5B là số căn hộ
Nếu người nhận sống trong chung cư hoặc tòa nhà có nhiều căn, không nên bỏ qua Apartment, Unit hoặc Suite.
Thiếu thông tin này có thể khiến đơn vị giao hàng đến đúng tòa nhà nhưng chưa xác định được chính xác người nhận.
3. Thành phố và bang hoặc tỉnh
Khách hàng nên ghi đúng tên thành phố và bang, tỉnh hoặc khu vực theo địa chỉ mà người nhận cung cấp.
Một số quốc gia sử dụng bang, một số sử dụng tỉnh, vùng hoặc các đơn vị hành chính khác.
Không nên tự thay đổi hoặc dịch tên địa phương nếu không chắc chắn.
4. ZIP Code và Postal Code là gì?
ZIP Code hoặc Postal Code là mã bưu chính dùng để xác định khu vực giao nhận.
Tên gọi có thể khác nhau tùy quốc gia.
Ví dụ:
- Hoa Kỳ thường sử dụng ZIP Code
- Canada và nhiều quốc gia khác sử dụng Postal Code hoặc cách gọi tương đương
Mã bưu chính cần được ghi chính xác theo địa chỉ người nhận cung cấp.
Chỉ sai một ký tự hoặc một con số cũng có thể khiến thông tin địa chỉ không khớp với khu vực giao hàng.
5. Quốc gia nhận hàng
Tên quốc gia cần được ghi rõ ràng.
Ví dụ:
UNITED STATES
AUSTRALIA
CANADA
JAPAN
SOUTH KOREA
Đặc biệt không nên chỉ dựa vào tên thành phố hoặc bang để xác định quốc gia.
6. Số điện thoại người nhận
Số điện thoại rất quan trọng trong trường hợp đơn vị giao hàng cần liên hệ người nhận.
Khách hàng nên:
- Kiểm tra số điện thoại còn sử dụng được
- Ghi đúng mã quốc gia khi cần
- Không sử dụng số điện thoại đã ngừng hoạt động
- Xác nhận lại số nếu người nhận vừa thay đổi thông tin
Ví dụ số điện thoại tại Hoa Kỳ có thể được ghi kèm mã quốc gia +1.
7. Có cần email người nhận không?
Tùy dịch vụ, email có thể được sử dụng để gửi thông báo liên quan đến hành trình hoặc quá trình giao hàng.
Nếu hệ thống yêu cầu email, nên cung cấp địa chỉ email mà người nhận thường xuyên sử dụng.
Nếu dịch vụ không yêu cầu, Việt Mỹ Express sẽ tư vấn theo từng trường hợp.
Ví dụ một địa chỉ người nhận
Một địa chỉ minh họa có thể gồm:
JAMES NGUYEN
1234 SUNSET BLVD, APT 5B
LOS ANGELES, CA 90026
UNITED STATES
PHONE: +1 323-555-7890
Đây chỉ là ví dụ minh họa. Cấu trúc thực tế có thể khác nhau tùy quốc gia và địa chỉ cụ thể.
5 lỗi thường gặp khi khai địa chỉ người nhận
Một số lỗi khách hàng nên kiểm tra trước khi tạo vận đơn:
- Thiếu ZIP Code hoặc Postal Code
- Sai số điện thoại
- Thiếu Apartment, Unit hoặc Suite
- Sai tên thành phố, bang hoặc tỉnh
- Thiếu một phần quan trọng của địa chỉ
Chỉ mất thêm một vài phút kiểm tra trước khi gửi nhưng có thể hạn chế nhiều vấn đề ở chặng giao hàng cuối.
Nên kiểm tra địa chỉ như thế nào trước khi gửi?
Trước khi xác nhận vận đơn, khách hàng có thể gửi lại toàn bộ địa chỉ cho người nhận và yêu cầu xác nhận.
Nên kiểm tra:
- Họ tên đúng chưa?
- Số nhà và tên đường đúng chưa?
- Có số căn hộ hoặc Unit không?
- Thành phố đúng chưa?
- Bang hoặc tỉnh đúng chưa?
- ZIP/Postal Code đúng chưa?
- Quốc gia đúng chưa?
- Số điện thoại đúng chưa?
Nếu một thông tin chưa chắc chắn, nên xác minh trước khi tạo vận đơn.
Việt Mỹ Express hỗ trợ kiểm tra thông tin trước khi gửi
Khách hàng có thể cung cấp thông tin người nhận cho Việt Mỹ Express khi tạo đơn hàng.
Đội ngũ Việt Mỹ sẽ hỗ trợ kiểm tra các trường thông tin cần thiết theo tuyến và dịch vụ vận chuyển.
Tuy nhiên, khách hàng và người nhận vẫn nên xác nhận tính chính xác của địa chỉ vì đây là thông tin thực tế tại điểm giao hàng.
Chuẩn bị địa chỉ đầy đủ ngay từ đầu giúp quá trình tạo vận đơn, theo dõi và giao hàng thuận tiện hơn.